Las estaciones de servicio forman parte de uno de los sectores más regulados en México. Además de ofrecer un servicio eficiente a sus clientes, deben cumplir con diversas obligaciones fiscales, contables y regulatorias que requieren un seguimiento constante.
El incumplimiento de estas disposiciones puede generar multas, créditos fiscales, la suspensión del Certificado de Sello Digital (CSD) e incluso afectar la continuidad de las operaciones.
Por ello, COEF Contadores y COEL Abogados comparten las ocho obligaciones básicas que toda estación de servicio debe revisar periódicamente para fortalecer su cumplimiento y reducir riesgos.
- Mantener vigente la autorización ante la CNE.
Aunque esta obligación es de naturaleza administrativa, tiene un impacto directo en el ámbito fiscal. La Comisión Nacional de Energía (CNE) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) comparten información mediante mecanismos de coordinación institucional, por lo que la falta de una autorización vigente puede impedir la emisión de CFDI por la venta de combustibles.
Mantener la autorización actualizada es indispensable para garantizar la continuidad de la operación.
- Expedir correctamente los CFDI y sus complementos.
Las estaciones de servicio deben emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) utilizando las claves correspondientes e incorporar los complementos que resulten aplicables, conforme a la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.
Una emisión incorrecta puede generar inconsistencias fiscales y observaciones por parte de la autoridad.
- Llevar controles volumétricos.
El Código Fiscal de la Federación establece la obligación de contar con sistemas de controles volumétricos que generen, almacenen y procesen la información relacionada con la recepción, almacenamiento, entrega y control de existencias de hidrocarburos o petrolíferos.
Estos sistemas constituyen una de las principales herramientas de fiscalización para las autoridades.
- Obtener el certificado anual de adecuado funcionamiento.
Los equipos y programas utilizados para llevar los controles volumétricos deben contar con un certificado anual que acredite su correcto funcionamiento.
Este documento permite demostrar que los sistemas operan conforme a los requisitos establecidos por la legislación fiscal.
- Presentar los avisos relacionados con controles volumétricos.
Además de operar correctamente los sistemas, las estaciones de servicio deben cumplir con diversos avisos ante la autoridad, entre ellos:
- Presentar el certificado anual que acredita el adecuado funcionamiento de los controles volumétricos.
- Presentar trimestralmente los dictámenes relativos al tipo de hidrocarburos y su octanaje.
- Informar dentro de los 15 días siguientes cualquier cambio o incorporación de equipos o programas para controles volumétricos.
- Avisar cuando surjan nuevas obligaciones relacionadas con dichos controles.
El cumplimiento oportuno de estos avisos evita contingencias administrativas y fiscales.
- Generar los reportes diarios y mensuales.
La normativa fiscal establece la obligación de generar reportes diarios y mensuales que documenten los registros de volumen derivados de las operaciones de recepción, entrega y almacenamiento de combustibles.
Estos reportes deben elaborarse utilizando la información obtenida directamente de los equipos instalados en la estación de servicio.
- Enviar oportunamente el reporte mensual al SAT.
Además de generar los reportes, la información mensual de controles volumétricos debe enviarse al Servicio de Administración Tributaria dentro de los plazos establecidos por la Resolución Miscelánea Fiscal.
El envío oportuno constituye una obligación independiente que debe atenderse de forma permanente.
- Conciliar información volumétrica con la facturación.
Si bien no es una obligación expresa, las empresas del sector suelen presentar inconsistencias por la falta de una conciliación contable de los CFDI emitidos y los reportes mensuales enviados con la información de controles volumétricos, por lo que es altamente recomendable incorporar esta obligación al día a día de las empresas de este sector.
No se omite mencionar que los registros y respaldos del cumplimiento de estas obligaciones formarán parte de la contabilidad de la empresa por lo que deberán conservarse y encontrarse disponibles en caso de que sean requeridos.
Ahora bien, el incumplimiento con las presentes obligaciones no se limita a generar multas formales, sino que pueden dar lugar a la suspensión del Certificado de Sello Digital conforme al procedimiento previsto en el Artículo 17-H BIS, del CFF, así como la determinación de cuantiosos créditos fiscales.
En caso de que requieras conocer más sobre las obligaciones de las estaciones de servicio, regularizarse o atender algún tema ante las autoridades competentes recuerda que nos puedes contactar por los diversos medios que se encuentran disponibles en nuestro portal.
