LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA Y SU INCUMPLIMIENTO

¿Qué es la obligación de llevar contabilidad electrónica?

Cuando se habla de la obligación de llevar contabilidad electrónica no se debe limitar su cumplimiento al llevar los registros de ingresos, egresos y operaciones de una empresa en medios digitales, sino que también debe atenderse a la obligación de enviar periódicamente esos registros contables al Servicio de Administración Tributaria en formato XML.

Lo anterior, pues las propias empresas al tener mejores medios tecnológicos para llevar su contabilidad mudaron sus registros contables del papel a una variedad creciente de programas que permiten llevar la contabilidad en registros digitales, sin embargo, han omitido atender a la fracción IV, del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) que prevé que esos registros digitales deben ser enviados a la autoridad fiscal, se cita el artículo de cita para pronta referencia:

Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

(…)
IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

En ese sentido, atendiendo a lo previsto en el artículo en comento, no basta con el registro de las operaciones, sino que además se debe cumplir con el envío de la información, la cual se encuentra señalada en la regla 2.8.1.6. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026 y corresponde al envío de:

• Catálogo de cuentas utilizado, así como sus modificaciones.
• Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden.

Al respecto, cabe destacar que las balanzas mencionadas deben estarse enviando de forma mensual, aunque la Resolución Miscelánea Fiscal prevé que las actividades del sector primario lo puedan hacer de forma semestral.

Respecto del plazo para cumplirlas se debe distinguir entre las personas físicas y las personas morales:

Ahora bien, en caso de que sean rechazados los archivos debido a errores informáticos existen las siguientes posibilidades:

• Pueden reenviarse las veces necesarias antes del vencimiento.
• Si el rechazo ocurre en los últimos dos días del plazo, hay 5 días adicionales para corregir y reenviar, considerando que si se cumple dentro del plazo señalado la obligación se considerará cumplida en tiempo.

Por otro lado, si después de enviada la contabilidad electrónica se detectan errores u omisiones, los archivos pueden sustituirse dentro de los 5 días posteriores.

¿Qué pasa en caso de incumplimiento?

En caso de incumplimiento las autoridades fiscales tienen facultades para imponer una multa y para iniciar el procedimiento de restricción del Certificado de Sello Digital, teniendo discrecionalidad la autoridad para ejercer ambas facultades o alguna de ellas sin que se encuentren sujetas a algún orden.

Siendo importante recordar que el Certificado de Sello Digital es la herramienta indispensable para emitir CFDI, por lo que al no poder facturar las empresas ven completamente paralizada su actividad.

¿Qué multas se pueden aplicar?

Al respecto, el artículo 81 del Código Fiscal de la Federación establece infracciones relacionadas con el cumplimiento de obligaciones formales como lo son la presentación de declaraciones, avisos e información, siendo aplicable en el presente caso la fracción XLI, como se muestra a continuación:

Artículo 81. Son infracciones relacionadas con la obligación de pago de las contribuciones; de presentación de declaraciones, reportes, solicitudes, documentación, avisos, información o expedición de constancias, y del ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria:

(…)

XLI. No ingresar la información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria estando obligado a ello; ingresarla fuera de los plazos establecidos en las disposiciones fiscales, o bien, no ingresarla de conformidad con las reglas de carácter general previstas en el artículo 28, fracción IV del Código, así como ingresarla con alteraciones que impidan su lectura.

Luego, el artículo 82 del Código de cita establece la imposición de una multa en cantidad de $8,050.00 a $24,130.00 por no ingresar la información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, como lo prevé el artículo 28, fracción IV.

No se omite mencionar, que la multa de cita podría imponerse por parte de la autoridad por cada obligación incumplida, es decir hasta 12 multas por ejercicio fiscal.

¿Cómo procede la cancelación del Certificado de Sello Digital?

Según el artículo 17-H del Código Fiscal de la Federación, el Servicio de Administración Tributaria puede cancelar o revocar certificados de sello digital cuando no se subsanen irregularidades detectadas en el procedimiento del artículo 17-H Bis del mismo código.

Ahora bien, dentro de las irregularidades que pueden llevar a iniciar un  procedimiento de restricción del Certificado de Sello Digital y su posterior cancelación se encuentra la de actualizar alguna de las infracciones previstas en el artículo 81 del Código Fiscal de la Federación, que como vimos anteriormente en su fracción XLI se encuentra el incumplimiento del envío de la contabilidad electrónica.

Al respecto, no se debe perder de vista que para iniciar el procedimiento de restricción del Certificado de Sello Digital no es necesario que la autoridad hubiera requerido o multado al contribuyente previamente, por lo que puedo proceder directamente con la restricción.

Este proceso se compone esencialmente de las siguientes etapas:

1. El Servicio de Administración Tributaria notifica que se actualiza una causal de restricción del Certificado de Sello Digital y procede a restringir los sellos para facturar de forma temporal.

En este oficio, la autoridad fiscal deberá especificar los periodos omisos de enviar contabilidad electrónica.

2. El contribuyente cuenta con 40 días para subsanar o aclarar que no se encuentra en el supuesto de restricción de sellos, es decir, podrá tanto regularizarse presentado las obligaciones omitidas o en su caso aclarar que ya había cumplido con la obligación e incluso acreditar que no se encontraba obligado.

Ello, a través de las formalidades previstas en la ficha de trámite 42/CFF del Anexo 2, de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026.

3. Cuando el contribuyente presente el caso de aclaración mencionado la autoridad debe proceder de forma inmediata a reactivar el Certificado de Sello Digital hasta que resuelva de forma definitiva la aclaración.
4. Al cumplirse 10 días de que el contribuyente hubiera presentado aclaración o vencido el plazo de 40 días sin que presentara su aclaración el contribuyente, la autoridad debe emitir una resolución en la que determine si el contribuyente subsanó la omisión, si en su caso desvirtuó la causa de la restricción del Certificado de Sello Digital o si persiste el incumplimiento.
5. De considerar que persiste el incumplimiento, la autoridad fiscal procederá a cancelar definitivamente el Certificado de Sello Digital hasta que se envíe la información contable omitida.

En ese sentido, es hasta que se emite esta resolución definitiva que los contribuyentes pueden impugnar la resolución de la autoridad. No obstante, cuando el contribuyente decida corregir su situación fiscal puede iniciar un nuevo caso de aclaración bajo la ficha de trámite 43/CFF del Anexo 2, de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026.

Cabe aclarar que esta segunda aclaración únicamente permite al contribuyente subsanar las irregularidades, por lo que la única forma de que proceda será enviando la contabilidad electrónica que se hubiere señalado en el oficio de restricción.

Por lo tanto, es necesario que los contribuyentes consideren una estrategia fiscal desde el comienzo del procedimiento de restricción Certificado de Sello Digital para identificar las opciones más viables para regularizarse o en su caso defenderse de una resolución ilegal por parte de la autoridad fiscal.