Es común que las empresas otorguen a sus empleados o prestadores de servicios gastos de viajes o viáticos, los cuales se definen como: aquellos recursos monetarios, que son asignados a personas que llevan a cabo un viaje o traslado de un punto diferente del lugar donde habitualmente trabajen. Dichos recursos que otorgan las empresas para alimentación, hospedaje, transporte, uso o goce temporal de automóviles sí son deducibles, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos y se atengan a sus limitantes.
Fiscalmente hablando, estos gastos deben de reunir diversas formalidades. La primera de ellas es que se eroguen a más de 50 kilómetros de donde se encuentre el establecimiento (domicilio) del contribuyente. Para darnos una idea, de la avenida Eugenio Garza Sada al centro de Villa de Santiago son aproximadamente 37km.
Por otra parte, los comprobantes (facturas) por concepto de alimentación, transporte, hospedaje y demás deben contener todos los requisitos fiscales que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación.
Si se eroga gastos de alimentación del contribuyente o sus empleados en lugares que están a menos de 50km, dichos gastos no se considerarán viáticos y no será deducible al 100%. Fiscalmente se le denomina consumos en restaurantes y solo son deducibles en un 8.75% del gasto erogado y el IVA pagado solo es acreditable dicho porcentaje siempre y cuando dicha erogación sea pagada en tarjeta de crédito, débito o monedero electrónico.
Sin son pagados en el extranjero deben tener al menos la denominación o razón social y fecha de expedición; descripción del servicio que amparen; el monto total de la contraprestación pagada por lo servicios y en ésta deberá asentarse el nombre del usuario del servicio, y además contener los requisitos que conforme a la legislación del país en que resida quien expide el comprobante, deba incluir el mismo.
Un requisito importante para que la deducción de los gastos de alimentación proceda, es que los mismos deben acompañarse de comprobantes de transporte (consumo de gasolina, boleto de avión, autobús) o de hospedaje (CFDI). Si se presenta comprobantes de gastos de alimentación con gastos de transporte se debe demostrar que los gastos de alimentación fueron pagados con la tarjeta de crédito del contribuyente o del trabajador.
Ahora bien, dichos gastos de alimentación, transporte y hospedaje que sean realizados a 50km de la empresa, tampoco son deducibles al 100%.
En cuanto a las erogaciones de alimentación en territorio nacional, únicamente serán deducibles $750 pesos diarios por cada beneficiario, y el equivalente en pesos a $1,500 en territorio extranjero
Los gastos de transporte no tienen un límite de importe, por tanto no es relevante si viaja en autobús o en primera clase. Ahora bien, si el transporte es en un automóvil rentado solo es deducible dicha renta hasta $850 pesos diarios en territorio nacional o en el extranjero.
Por último, los gastos por concepto de hospedaje solo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $3,850 pesos diarios, únicamente cuando se eroguen en el extranjero.
Así pues, debemos de tomar en consideración que un requisito de fondo para que dichos gastos sean deducibles es que los mismos se eroguen realizando una actividad que representará un beneficio para el negocio (ser estrictamente indispensables).
Como se puede apreciar los gastos de viaje (viáticos) deben cumplir con algunos requisitos establecidos en las leyes y los reglamentos para poder deducirlos y acreditarlos, sin dejar de lado que los mismos deben de erogarse porque representarán un beneficio para la empresa. Analicen a detalle los requisitos para estar debidamente informados y no cometer errores que podrán convertirse en créditos fiscales al momento en que la autoridad revise nuestras operaciones.
No olvidemos que con el complemento 1.2 de nómina debe de señalarse que se entregaron dichos viáticos, ya que en caso contrario se convertirá en un ingreso gravable para el trabajador y sujeto a pago de impuesto sobre la renta.
Y, ¡no! Bajo ningún supuesto los consumos en bares serán deducibles.
